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Organiser un mariage peut sembler une montagne à gravir, mais avec un rétroplanning bien structuré, chaque étape devient gérable.
Wedding Planner près de Bordeaux, je vous explique comment planifier chaque détail de votre grand jour pour que vous puissiez profiter pleinement et sereinement !
Le rétroplanning mariage : qu'est-ce que c'est ?
Le rétroplanning est une méthode de gestion de projet qui consiste à "planifier à rebours" du point de départ jusqu'à la date de l'événement. Pour un mariage, cela signifie identifier chaque tâche, déterminer son échéance et travailler "à rebours" pour fixer les dates butoires pour chaque tâche.
12 à 18 mois avant le mariage
1. Définir la date et le budget
Fixer la date : choisissez une date qui convient à vous et à vos proches. Pensez à la saison et à la disponibilité des lieux de réception.
Conseil : vérifiez les calendriers des vacances scolaires et des jours fériés. Ça peut jouer sur le tarif du lieu, la disponibilité des prestataires ou encore les vacances de vos invités.
Établir le budget : discutez de vos priorités et allouez des fonds pour chaque poste de dépense du mariage.
Conseil : utilisez une feuille de calcul pour suivre vos dépenses et prévoir des marges pour les imprévus. Si vous souhaitez faire appel à une wedding planner c'est le bon moment (même si c'est ok à n'importe quel stade de votre organisation), elle sera là pour vous guider depuis l'élaboration de votre budget jusqu'au jour J.
2. Choisir le lieu de réception
Visites de lieux : commencez par visiter différents lieux pour trouver celui qui correspond le mieux à votre projet (capacité, localisation, hébergement, type d'installation, équipements ...).
Conseil : prenez des photos et des notes lors de chaque visite pour pouvoir comparer les options plus tard.
Réservation : une fois votre choix fait, réservez le lieu pour sécuriser la date.
Conseil : lisez attentivement le contrat et assurez-vous que toutes les conditions importantes sont clairement définies.
3. Sélectionner les prestataires clés
Photographe/vidéaste : trouvez des professionnels dont le style vous plaît et réservez leurs services.
Conseil : consultez les portfolios en ligne et lisez les avis des clients précédents. Le feeling est également important pour ces prestations : n'hésitez pas à faire une visio avec le prestataire que vous avez sélectionné avant de valider définitivement votre engagement.
Traiteur : demander plusieurs devis (dans la limite de 3, c'est déjà bien), sélectionnez en deux et organiser une dégustation pour choisir celui qui ravira les papilles de vos invités.
Conseil : assurez-vous que le traiteur peut gérer les allergies alimentaires et les préférences de vos invités. Attention à ce que prend en charge ou pas votre traiteur (mise de table, nappage, verrerie pour la soirée, évacuation des déchets, nettoyage de la cuisine...).
9 à 12 mois avant le mariage
4. Choisir la robe et le costume
Essayages : commencez les essayages pour trouver la robe et le costume parfaits. N'oubliez pas les accessoires !
Conseil : prenez rendez-vous en avance et apportez des photos de styles que vous aimez pour guider le conseiller, mais aussi laisser vous surprendre en essayant d'autres styles !
5. Envoyer « les Save the Date »
Design et envoi : créez et envoyez les cartes Save the Date pour que vos invités puissent réserver la date.
Conseil : incluez un site web de mariage pour fournir des informations supplémentaires et recevoir les confirmations de présence une fois que vous enverrez les invitation.
6. Réserver le DJ/orchestre
Musique : choisissez le DJ ou l'orchestre qui mettra l'ambiance à chaque étape de votre beau jour.
Conseil : discutez de vos goûts musicaux et de votre playlist préférée pour personnaliser l'ambiance musicale.
6 à 9 mois avant le mariage
7. Décoration et thème
Définir vos envies : choisissez une palette de couleur, des matières, des inspirations en fonction de vos goûts, de la date de votre mariage et du lieu que vous avez choisi.
Conseil : ne passez pas trop de temps sur Pinterest ou instagram, privilégier des inspirations dans des magazines de décoration d'intérieur ou autre.
8. Invitations officielles
Création et envoi : créez et envoyez les invitations officielles à vos invités.
Conseil : vérifiez les informations deux fois avant l'impression et prévoyez des enveloppes de secours pour les erreurs de dernière minute.
9. Planification de la cérémonie
Officiant : choisissez un officiant et planifiez la cérémonie.
Conseil : discutez de vos vœux et de la structure de la cérémonie pour personnaliser l'événement.
3 à 6 mois avant le mariage
10. Détails de la réception
Menus : finalisez le menu avec votre traiteur.
Conseil : vous pouvez organiser une dégustation finale pour être sûr de votre choix.
Plan de table : commencez à travailler sur le plan de table.
Conseil : utilisez des outils en ligne pour visualiser les placements et éviter les doublons.
11. Essais de beauté
Coiffure et maquillage : organisez vos essais pour choisir votre coiffure et maquillage du jour J.
Conseil : prenez des photos des essais pour voir comment ils rendent à l'appareil photo et discuter des ajustements nécessaires.
1 à 3 mois avant le mariage
12. Confirmation des prestataires
Vérification : confirmez les détails avec tous vos prestataires.
Conseil : préparez un tableau de contacts avec les coordonnées de chaque prestataire pour une communication rapide.
13. Planning
Répétitions : envoyer un planning détaillé de la journée à vos prestataires pour que chacun sache les temps forts de votre journée et vos attentes.
Conseil : plus vous donnerez de détails à vos prestataires plus ils seront en confiance et assureront le bon déroulé de votre jour J en évitant de venir trop vous déranger pour vous poser des questions.
Le mois du mariage
14. Derniers détails
Surprises : préparez les surprises de dernière minute et finalisez tous les petits détails.
Conseil : préparez un kit d'urgence avec des articles essentiels comme des pansements, du maquillage de retouche et des collations.
15. Relaxation
Détente : prenez du temps pour vous détendre et profiter des derniers moments avant le grand jour.
Conseil : réservez vous un massage dans la semaine avant et prenez du temps tous les 2 sans parler mariage.
Le « Jour J »
16. Coordination finale
Surveillance : supervisez le déroulement des événements ou déléguez cette tâche à un wedding planner pour une journée sans stress avec un planning jour J.
Le listing des prestataires
Les coordonnées de chacun mais aussi des mariés et des témoins
Le détail des installations
Le détail des prestations
Les infos logistiques
L’implantation
La shot list
Le plan de table
Les musiques clés
Le listing des invités
Les contraintes alimentaires
…
Et bien sûr : qui fait quoi et quand !
Et pour que ce soit clair pour tous : chaque prestataire a sa version avec les éléments qui le concernent !
Quelques outils et appli pour planifier votre mariage
Mariages.net
Description : une application complète pour la gestion de votre mariage. Elle propose des outils pour le budget, la liste des invités, le plan de table, ainsi qu'un annuaire de prestataires et des conseils pratiques.
Avantages : très intuitive, avec un compte à rebours et des guides détaillés.
Disponibilité : iOS et Android.
Site Web : Mariages.net
WeddingHappy (Mariage Heureux)
Description : un planificateur de mariage qui aide à créer un calendrier de gestion des tâches depuis l'annonce jusqu'au jour J.
Avantages : parfait pour les personnes occupées, avec des rappels et une gestion détaillée des tâches.
Disponibilité : iOS et Android.
Site Web : WeddingHappy
Avec un rétroplanning bien élaboré et des outils adaptés, chaque étape de l'organisation de votre mariage devient plus facile à gérer.
N'oubliez pas de profiter de chaque moment de cette aventure unique et si vous avez besoin d'aide supplémentaire, n'hésitez pas à faire appel à un wedding planner pour une organisation encore plus fluide et sereine -:)
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